KENZO LIBRARY
CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION ET DE PRETS INTERNES (CGU)
Version applicable à compter du 20/12/2023
1. OBJET ET MENTIONS LEGALES
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de prêts internes (ci-après ensemble « CGU ») sont destinées à vous fournir, en qualité d’utilisateur (ci-après « Utilisateur ») les conditions applicables à la médiathèque « KENZO LIBRARY » (ou « KENZO Heritage ») éditée par KENZO, société anonyme, dont le siège social est situé au 18 rue Vivienne, 75002 Paris immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 402 180 194, et dont le numéro de TVA intracommunautaire est le FR 80 402 180 194 (« KENZO »).
Le Directeur de publication de KENZO LIBRARY est Sylvain BLANC, Directeur général. L’hébergement de KENZO LIBRARY est assuré par ALCHEMY, société à responsabilité limitée, dont le siège social est situé 30, place St Georges 75009 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le n° B 404 195 299, téléphone : 01 53 20 43 80.
L’Utilisateur accepte, sans réserve, les présentes CGU dans leur intégralité avant toute utilisation de KENZO LIBRARY. La simple utilisation de KENZO LIBRARY emporte automatiquement acceptation par l'Utilisateur des présentes CGU. Les présentes CGU devront également être explicitement acceptées par l’Utilisateur, par le biais d’une case à cocher, pour certains usages.
2. PRESENTATION DE LA KENZO LIBRARY ET MODALITES D’ACCES
2.1. Présentation de la KENZO LIBRARY
La KENZO LIBRARY, dite aussi « KENZO Heritage », est une médiathèque regroupant des archives KENZO de 1970 à aujourd’hui, sous différents formats.
KENZO LIBRARY permet :
- d’effectuer des recherches thématiques ;
- de faire des demandes de prêts internes de certaines pièces textiles et accessoires conservées à la réserve, en remplissant et validant un panier comme précisé ci-après au point 3 des présentes CGU ;
- de télécharger des médias pour un usage interne uniquement.
Plus précisément, la KENZO LIBRARY donne accès à 3 grands ensembles :
· « COLLECTIONS » : Regroupant toutes les pièces d’archives prêt-à-porter et accessoires conservés à la réserve, de 1970 à nos jours (les « Pièces »).
L’ensemble COLLECTIONS est accessible au téléchargement d’images ET aux prêts physiques.
· « FONDS GRAPHIQUE » : Regroupant des croquis et des planches de couleurs / peintures / essais d’impressions, etc. Le FONDS GRAPHIQUE est accessible au téléchargement d’images uniquement. Le prêt physique n’est pas autorisé, sauf besoin exceptionnel devant être formulé par email à la Direction du Patrimoine KENZO (heritage@kenzo.com).
· « DOCUMENTS » : Regroupant les médias de défilés, d’événements, de showrooms, les images des invitations, les books de collections, etc. Le Fonds DOCUMENTS est accessible au téléchargement uniquement. Le prêt physique n’est pas autorisé, sauf besoin exceptionnel devant être formulé par email à la Direction du Patrimoine Kenzo (heritage@kenzo.com).
Il est expressément précisé que la KENZO LIBRARY est à usages strictement professionnels et internes à KENZO.
La KENZO LIBRARY ne permet pas d’effectuer des prêts ou téléchargements à des fins personnelles et/ou pour des besoins externes à KENZO.
Tout besoin d’utilisation externe doit faire l’objet d’une demande spécifique formulée par email à la Direction du Patrimoine Kenzo (heritage@kenzo.com).
2.2. Modalités d’accès à la KENZO LIBRARY
La KENZO LIBRARY est un outil accessible uniquement aux utilisateurs internes KENZO préalablement autorisés par la Direction du Patrimoine et les équipes IT KENZO, ayant un besoin d’y accéder dans le cadre de leurs missions salariées, ou pour certains utilisateurs leurs prestations de services, au sein de la Maison.
La KENZO LIBRARY est accessible depuis KENZO HOUSE (intranet). Chaque Utilisateur habilité pourra y accéder par connexion SSO, via une double authentification OKTA.
L’Utilisateur s’engage expressément à accéder et utiliser la KENZO LIBRARY conformément à la Charte informatique disponible sur KENZO HOUSE (intranet).
Ainsi, en particulier et non limitativement, il est rappelé à l’Utilisateur :
- Que son accès à KENZO HOUSE est personnel et incessible. Il cesse lorsque l’Utilisateur quitte KENZO ou sur décision de la hiérarchie de l’Utilisateur.
- Les images et autres médias téléchargés depuis KENZO LIBRARY étant des données professionnelles, celles-ci ne devront pas être stockées sur des sites de stockages en ligne autres que ceux mis à disposition par la DSI ou encore envoyées vers une messagerie privée ou la messagerie d’un tiers.
3. PROCEDURE DE PRET PHYSIQUE
Comme précisé précédemment, le prêt physique pour usages professionnels et internes, n’est possible via la KENZO LIBRARY que pour l’ensemble COLLECTIONS. La demande s’opérera selon la procédure précisée ci-dessous.
Tout autre demande pour des besoins externes devra être adressée par email à la Direction du Patrimoine KENZO (heritage@kenzo.com).
3.1. Etapes applicables
1. L’Utilisateur remplit un panier sur la KENZO LIBRARY et le valide en acceptant les CGU.
2. La demande est automatiquement transmise à la Direction du Patrimoine afin de vérifier la disponibilité des Pièces demandées et les détails de livraison.
3. Un e-mail de confirmation est envoyé à l’Utilisateur.
4. La livraison est effectuée conformément au point 3.2 ci-dessous.
5. L’Utilisateur signe les constats d’état de sortie des Pièces prêtées, préalablement établis et transmis par la Direction du Patrimoine.
6. L’Utilisateur peut garder les Pièces pour une durée de 3 mois à compter de la remise des Pièces. Une prolongation est possible sur demande formulée par email à la Direction du Patrimoine (heritage@kenzo.com).
7. Après avoir rendu les Pièces à la Direction du Patrimoine, l’Utilisateur signe les constats d’état de retour, transmis par la Direction du Patrimoine.
8. Les Pièces sont renvoyées à la réserve par la Direction du Patrimoine.
3.2. Livraison
Le FONDS COLLECTION n’étant pas conservé au siège, une livraison des Pièces prêtées à la Direction du Patrimoine sera nécessaire.
Les délais de livraison moyens, figurant ci-dessous et/ou sur la KENZO LIBRARY, sont fournis à titre informatif uniquement :
- Livraison standard : Durée de livraison moyenne de 5 jours.
- Livraison express :
o 24h si la demande est faite avant 12h00 la veille de la date de livraison souhaitée.
o 48h si la demande est faite après 12h00 la veille de la date de livraison souhaitée.
Des délais plus longs pourront s’appliquer dans certaines circonstances. Dans ce cas, l’Utilisateur sera informé par le Direction du Patrimoine par email.
Les coûts de livraison standards sont pris en charge par la Direction du Patrimoine. Les livraisons expresses étant exceptionnelles, elles seront facturées au service de l’Utilisateur.
Les frais de retours sont à la charge de la Direction du Patrimoine.
Dans un souci d’optimisation, il est demandé aux Utilisateurs d’anticiper et de grouper les demandes au sein d’un même service, pour mutualiser les transports et les coûts.
3.3. Durée du prêt
Le prêt des Pièces est prévu pour une période de 3 mois à compter de la remise des pièces à l’Utilisateur. Toutefois, une extension est envisageable en adressant une demande par email à la Direction du Patrimoine (heritage@kenzo.com).
La Direction du Patrimoine se réserve le droit de reprendre les Pièces au cours d’une période de prêt si les présentes conditions ne sont pas respectées.
3.4. Responsabilité
Lorsque les Pièces sont en la possession de l’Utilisateur, et jusqu’à ce qu’elles soient rendues à la Direction du Patrimoine, elles sont sous la responsabilité du service de l’Utilisateur, qui devra suivre les règles suivantes :
A FAIRE :
- Manipuler les Pièces avec précaution et respect.
- Stocker et conserver les Pièces dans un lieu sécurisé et préservé pour éviter tout risque de perte ou d'endommagement.
A NE PAS FAIRE
- Ne pas altérer les Pièces.
- Ne pas piquer les Pièces avec des épingles ou autre.
- Ne pas introduire les Pièces dans l’imprimante ou le scanner.
- Ne pas apporter de modification aux Pièces.
- Ne pas effectuer d'essayages sur modèle vivant.
- Ne pas retirer l'étiquette sur lequel est écrit le numéro d'inventaire de chaque Pièce.
- Ne pas prêter les pièces à d’autres services sans accord préalable. S’il y a un besoin d’utilisation des mêmes pièces par plusieurs services, il faut faire une demande écrite à la Direction du Patrimoine (heritage@kenzo.com).
- Ne pas transporter ou expédier les Pièces en dehors du siège KENZO, sauf en cas de motif impérieux dûment justifié au préalable auprès de la Direction du Patrimoine. Si l'expédition extérieure est autorisée par la Direction du Patrimoine, il sera nécessaire de préparer un contrat de prêt externe en collaboration avec le service juridique.
En cas de doute sur l’utilisation d’une Pièce, vous pouvez contacter la Direction du Patrimoine par email : heritage@kenzo.com.
3.5. Contrôle des Pièces – Constat de sortie de la réserve et de retour
La Direction du Patrimoine réalisera des constats d'état de sortie de la réserve et de retour des Pièces pour justifier de l’état des Pièces au moment où elles sont prêtées, puis constater qu’elles ont été traitées avec soin. Ces constats devront être signés par l’Utilisateur et la Direction du Patrimoine pour documenter l'état des Pièces à ces moments clés du processus.
3.6. Pièces endommagées
L‘Utilisateur doit signaler au plus vite à la Direction du Patrimoine tout incident ou accident ayant endommagé à quelque titre que ce soit les Pièces. Il s’abstiendra de toute intervention ayant pour but de réparer ou restaurer les dommages avant d’en avoir reçu l’autorisation écrite du prêteur.
En cas d'endommagement des Pièces, les frais de restauration ou de nettoyage seront à la charge du service de l’Utilisateur. Le coût de ces restaurations sera déterminé par la Direction du Patrimoine.
En cas de perte des Pièces, le service de l’Utilisateur prendra en charge le montant équivalent à la valeur assurée de la Pièce, conformément à l'assurance en place.
Les Utilisateurs sont expressément informés que la KENZO LIBRARY, l’ensemble de son contenu (notamment les images et autres médias), les Pièces, la marque KENZO sont protégés ou protégeables par des droits de la propriété intellectuelle.
Seule les utilisations conformes aux présentes CGU et aux directives de KENZO, à des fins professionnelles et internes, dans le cadre des missions exercées par l’Utilisateur au sein de KENZO sont autorisées.
Toute autre utilisation de ces éléments est interdite et pourrait être susceptible de constituer des actes de contrefaçon.
En cas de doute sur un usage, l’Utilisateur doit impérativement contacter en amont la Direction du Patrimoine.
5. DONNEES PERSONNELLES
KENZO, en tant que responsable de traitement, collecte et traite les données personnelles des Utilisateurs, notamment vos données d’identification, vos logs, vos historiques de téléchargements et de prêts, aux fins de la fourniture du service y compris la gestion des prêts. Ce traitement est fondé sur l’exécution des présentes CGU et du contrat qui lie l’Utilisateur à KENZO, et de l’intérêt légitime de KENZO en matière de sécurité. Sans la collecte de ces données personnelles, l’utilisation de KENZO LIBRARY n’est pas possible.
Ces traitements sont réalisés conformément à la Réglementation Applicable (Règlement 2016/679/EU du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles (RGPD) et loi du 6 janvier 1978 modifiée).
Les données personnelles des Utilisateurs, collectées dans le cadre de KENZO LIBRARY, ne seront utilisées et rendues accessibles qu’aux seules personnes habilitées au sein de KENZO. Elles pourront également être communiquées à des prestataires tiers, par exemple pour la fourniture de services informatiques, intervenant en tant que sous-traitants pour le compte de KENZO.
Les données des Utilisateurs, collectées dans le cadre de KENZO HOUSE, ne font pas l’objet d’un transfert en dehors de l’Espace Economique Européen. Le cas échéant, aucun transfert ne sera effectué sans que des garanties appropriées soient mises en œuvre, notamment par la conclusion de clauses contractuelles types de la Commission Européenne conformément à la règlementation applicable.
KENZO conserve les données personnelles pour la durée nécessaire à la fourniture des services, prolongée des durées de prescription en vigueur.
Conformément à la Réglementation Applicable, chaque Utilisateur dispose des droits suivants : droit d’accès, droit à la rectification, droit à l’effacement, droit de retirer, à tout moment, son consentement à l’usage de ses données personnelles lorsque le traitement concerné est fondé sur le consentement, droit de solliciter la limitation du traitement, droit à la portabilité, droit de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après votre décès.
Les Utilisateurs peuvent exercer leurs droits par email à l’adresse suivante : dpo@kenzo.com ou par courrier à l’adresse suivante : KENZO – 18, rue Vivienne – 75002 Paris. Les Utilisateurs disposent du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). Ils sont toutefois invités à contacter KENZO en premier lieu.
Pour plus d’information sur les traitements mis en œuvre à l’égard des Utilisateurs salariés, le salarié est invité à consulter la Charte relative à la protection des données personnelles des employées de KENZO accessible en ligne sur l’Intranet et sur demande à l’adresse dpo@kenzo.com.
6. COOKIES
Un cookie, et plus généralement un traceur, est un fichier texte enregistré dans un espace dédié du disque dur de votre terminal (ordinateur ou mobile) à l'occasion de la consultation d'un site internet ou d’une application. Un cookie permet à son émetteur d'identifier le terminal dans lequel il est enregistré, pendant la durée de validité ou d'enregistrement dudit cookie.
Nous utilisons des cookies purement techniques et strictement nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement de KENZO Heritage, permettent de vous donner accès ou de faciliter votre navigation sur KENZO LIBRARY. Ces cookies ne sont pas soumis à votre consentement préalable. Ces cookies ont une durée de vie très courte, généralement le temps de la session et au maximum une année.
7. AUTRES DISPOSITIONS
Les présentes CGU sont soumises à la loi applicable en France et aux tribunaux français.
Les présentes CGU peuvent être amenées à être modifiées à tout moment par KENZO. La dernière version applicable est disponible en ligne, et à tout moment sur demande à la Direction du Patrimoine.
La version française des présentes CGU prévaut sur toute traduction que KENZO mettrait à disposition des Utilisateurs.
KENZO déploiera ses meilleurs efforts afin de maintenir un niveau de fonctionnement et de disponibilité raisonnables de KENZO LIBRARY. KENZO se réserve le droit à tout moment, sans préavis, de limiter l'accès à KENZO LIBRARY et son utilisation par l’Utilisateur afin d’effectuer ou de faire effectuer des opérations de maintenance ou d’apporter ou de faire apporter des modifications. La responsabilité de KENZO ne saurait être engagée en cas d’interruption d’accès due à ces opérations de maintenance ou de mise à jour. En cas d’indisponibilité de KENZO LIBRARY pendant ces périodes, l’Utilisateur pourra adresser ses demandes par email à la Direction du Patrimoine (heritage@kenzo.com).
Si l’Utilisateur a une réclamation à formuler concernant un contenu quelconque qu’il jugerait illicite, il doit contacter la Direction du Patrimoine (heritage@kenzo.com).
Par ailleurs, en cas de problème ou d’incident technique, chaque Utilisateur peut écrire à l’adresse électronique suivante helpmekenzo.com.